സെക്രട്ടേറിയറ്റില്‍ ചെറിയൊരു തീപിടിത്തമുണ്ടായി. നിര്‍ണ്ണായക രേഖകള്‍ കത്തിനശിച്ചുവെന്ന് വലിയ മുറവിളിയും നിലവിളിയും. ഈ വിളി ശുദ്ധതട്ടിപ്പാണ്. കാരണം സെക്രട്ടേറിയറ്റ് കുറച്ചു കാലമായി ഇ-ഓഫീസ് എന്ന ഇലക്ട്രോണിക് ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിലാണ് പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നത്. ഫയലുകള്‍ എല്ലാം ഇലക്ട്രോണിക് ഫയല്‍ എന്ന ഇ-ഫയല്‍. അവയെല്ലാം കിടക്കുന്നത് ഇ-ഓഫീസ് സെര്‍വറില്‍. ഇത് കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാരിന്റെ സംവിധാനമാണ്. ഇ-ഓഫീസ് സെര്‍വറിലുള്ള ഇ-ഫയലുകള്‍ ലോഗിനും പാസ്വേര്‍ഡും ഉപയോഗിച്ചു തുറന്നു ഫയലെഴുതുന്ന കമ്പ്യൂട്ടറുകള്‍ മാത്രമാണ് സെക്ഷനുകളില്‍ ഉള്ളത്. ഈ കമ്പ്യൂട്ടറുകളും സെക്രട്ടേറിയറ്റ് തന്നെയും കത്തി നശിച്ചാലും ഫയലുകള്‍ക്ക് ഒന്നും സംഭവിക്കില്ല.
സെക്രട്ടേറിയറ്റില്‍ ഇ-ഫയല്‍ സംവിധാനം നടപ്പായതിന് ഒരു ചരിത്രമുണ്ട്. ഒട്ടേറെ അട്ടിമറിശ്രമങ്ങളെയും മുന്നില്‍ നിന്നും പിന്നില്‍ നിന്നുമുള്ള കുത്തുകളെയും അതിജീവിച്ചാണ് ഈ സാങ്കേതിക സംവിധാനം നിലവില്‍ വന്നത്. പദ്ധതി തുടങ്ങിയത് ഒരു ഇടതുപക്ഷ സര്‍ക്കാര്‍. വിജയകരമായി പൂര്‍ത്തീകരിച്ചത് മറ്റൊരു ഇടതുപക്ഷ സര്‍ക്കാര്‍. നടപടികള്‍ തുടങ്ങിവെച്ചത് വി.എസ്.അച്യുതാനന്ദന്‍ സര്‍ക്കാരാണെങ്കില്‍ വിജയകരമായി പൂര്‍ത്തീകരിച്ചത് പിണറായി വിജയന്‍ സര്‍ക്കാരാണ്. പക്ഷേ, അതിനും ഏറെ മുമ്പ് ഇതിനുള്ള ശ്രമങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയിരുന്നു, ശരിക്കും പറഞ്ഞാല്‍ എ.കെ.ആന്റണി മുഖ്യമന്ത്രിയായിരുന്ന സമയത്ത്. വി.എസ്സിനും പിണറായിക്കും ഇടയ്ക്ക് ഉമ്മന്‍ ചാണ്ടി മുഖ്യമന്ത്രിയായിരുന്ന കാലത്തും കുറെ നടപടികളുണ്ടായി, വേണ്ടത്ര വേഗത്തിലല്ലെങ്കിലും. ആ ചരിത്രം മുഴുവനറിയുമെങ്കില്‍ ഫയല്‍ കത്തിച്ചുവെന്ന മണ്ടത്തരം പറയാന്‍ ആരും ധൈര്യം കാണിക്കില്ല.
സെക്രട്ടേറിയറ്റില്‍ കമ്പ്യൂട്ടര്‍വത്കരണത്തിന്റെ ആദ്യ ഘട്ടം ഞാന്‍ പത്രപ്രവര്‍ത്തനം തുടങ്ങിയ കാലത്താണ്. എന്‍.ഐ.സി. രൂപം നല്കിയ MESSAGE എന്ന സോഫ്ട്വെയറിന്റെ ഉപയോഗമായിരുന്നു അത്. ഇ.കെ.നായനാര്‍ സര്‍ക്കാരിന്റെ കാലത്ത് 1990കളുടെ അവസാനം നിലവില്‍ വന്ന ഈ സംവിധാനം ഒരു ഫയല്‍ എവിടെയാണുള്ളതെന്ന് കൃത്യമായി അറിയാന്‍ പറ്റുന്ന ട്രാക്കറായിരുന്നു. ഈ സര്‍ക്കാരിന്റെ അവസാന കാലത്ത് സംസ്ഥാനം കടുത്ത സാമ്പത്തിക പ്രതിസന്ധി നേരിട്ടു. തുടര്‍ന്നു നടന്ന തിരഞ്ഞെടുപ്പില്‍ ഇടതുപക്ഷം പരാജയപ്പെടുന്നതിനും എ.കെ.ആന്റണിയുടെ നേതൃത്വത്തില്‍ യു.ഡി.എഫ്. അധികാരത്തില്‍ വരുന്നതിനും വലിയൊരു കാരണം ഈ സാമ്പത്തികപ്രതിസന്ധി ആയിരുന്നു.
സി.എ.ജി. എന്ന നിലയിലുള്ള പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളിലൂടെ ദേശീയ തലത്തില്‍ പില്‍ക്കാലത്ത് പ്രശസ്തനായ വിനോദ് റായി ആയിരുന്നു അക്കാലത്ത് ധനകാര്യ വകുപ്പ് പ്രിന്‍സിപ്പല്‍ സെക്രട്ടറി. പില്‍ക്കാലത്ത് സെബി ചെയര്‍മാനായും സംസ്ഥാന ചീഫ് സെക്രട്ടറിയായുമൊക്കെ മാറിയ ഡോ.കെ.എം.എബ്രഹാം നികുതി-ധനവിനിയോഗ സെക്രട്ടറിയും. ആന്റണി മന്ത്രിസഭ അധികാരമേറ്റുവെങ്കിലും സാമ്പത്തിക പ്രതിസന്ധിക്ക് മാറ്റമുണ്ടായില്ല. ചെലവുചുരുക്കലിന് കര്‍ശന നടപടികളുമായി സര്‍ക്കാര്‍ മുന്നോട്ടു നീങ്ങി. ഇതിന്റെ ഭാഗമായി സര്‍ക്കാര്‍ ജീവനക്കാരുടെ ആനുകൂല്യങ്ങള്‍ മരവിപ്പിച്ചത് ബ്യൂറോക്രസിയും എക്സിക്യൂട്ടീവും തമ്മിലുള്ള ഏറ്റുമുട്ടലിലേക്കു നീങ്ങി. ഇത് ഭരണ-പ്രതിപക്ഷ ഭേദമന്യേ 6 ലക്ഷത്തിലേറെ സര്‍ക്കാര്‍ ജീവനക്കാരും അദ്ധ്യാപകരും വലിയൊരു സമരം നടത്തുന്നതിലാണ് അവസാനിച്ചത്. 2002 ഫെബ്രുവരി 6നു തുടങ്ങിയ സമരം മാര്‍ച്ച് 9 വരെ 32 ദിവസം നീണ്ടു. ഉന്നയിച്ച 28 ആവശ്യങ്ങളില്‍ രണ്ടെണ്ണം മാത്രമേ സര്‍ക്കാര്‍ അംഗീകരിച്ചുള്ളൂ. പക്ഷേ, ജനവികാരം എതിരായതിനാല്‍ സമരം അവസാനിപ്പിക്കാന്‍ ജീവനക്കാരുടെ സംഘടനകള്‍ നിര്‍ബന്ധിതരായി. ബാക്കി ആവശ്യങ്ങള്‍ സര്‍ക്കാരിന്റെ സാമ്പത്തികനില മെച്ചപ്പെടുന്ന മുറയ്ക്ക് പരിഗണിക്കാമെന്ന ഉറപ്പ് കിട്ടിയിട്ടുണ്ടെന്നായിരുന്നു സംഘടനാ നേതാക്കളുടെ വിശദീകരണം.
കത്തിക്കല്‍ മഹാമഹം നടത്തന്നുന്ന കേരള പ്രദേശ് സ്കൂള് ടീച്ചേഴ്സ് അസോസിയേഷന്‍കാര്‍ക്ക് മാത്രമുള്ളത്.
നിങ്ങളുടെ നേതാവ് എ.കെ.ആന്റണി 2002 ഫെബ്രുവരി 8ന് പറഞ്ഞത്.—
ബാക്കി സുമനസ്സുകളായ സര്‍ക്കാര്‍ ജീവനക്കാര്‍ വിട്ടേക്കുക. pic.twitter.com/1YRxN4GM70— V S Syamlal (@VSSyamlal) April 25, 2020
ഏതായാലും സമരം വിജയകരമായി നേരിട്ടത് ആന്റണി സര്‍ക്കാരിന് ആത്മവിശ്വാസം പകര്‍ന്നു. ജീവനക്കാരുടെ എണ്ണം കുറയ്ക്കാനും ചെലവു കുറച്ച് കാര്യക്ഷമത വര്‍ദ്ധിപ്പിക്കാനുമുള്ള നടപടികളുമായി സര്‍ക്കാര്‍ മുന്നോടു നീങ്ങി. ഇതിന്റെ ഭാഗമായി ഏഷ്യന്‍ വികസന ബാങ്കിന്റെ സഹായത്തോടെ മോഡേണൈസിങ് ഗവണ്‍മെന്റ് പ്രോഗ്രാം എന്ന എം.ജി.പി. നടപ്പാക്കാന്‍ തീരുമാനിച്ചു. നേരത്തേ ഉപയോഗിച്ചിരുന്ന MESSAGE എടുത്ത് ഫയല്‍ ഫ്ലോ പൂര്‍ണ്ണമാക്കാന്‍ ശേഷിയുള്ള തരത്തില്‍ പരിഷ്കരിക്കാനായിരുന്നു എം.ജി.പി. പരിപാടി. പദ്ധതി കുറച്ചങ്ങോട്ട് നീങ്ങിയപ്പോഴാണ് എ.ഡി.ബിക്കാര്‍ ചെലവു ചുരുക്കല്‍ എന്ന പേരില്‍ പൊതുസൗകര്യങ്ങളുടെ കടയ്ക്കല്‍ കത്തിവെച്ചത്. പൊതുടാപ്പുകള്‍ നിര്‍ത്തണമെന്ന നിര്‍ദ്ദേശമായിരുന്നു അതിലൊന്ന്. അത് വലിയ വിവാദമാവുകയും എം.ജി.പി. പരിപാടി മൊത്തത്തില്‍ അകാലചരമമടയുകയും ചെയ്തു. ഇതിനിടെ ആന്റണി മുഖ്യമന്ത്രി സ്ഥാനമൊഴിഞ്ഞ് ഉമ്മന്‍ ചാണ്ടി വന്നു. സെക്രട്ടേറിയറ്റ് വലിയ മാറ്റമില്ലാതെ തുടര്‍ന്നു.
2006ല്‍ വി.എസ്.അച്യുതാനന്ദന്‍ മുഖ്യമന്ത്രിയായതോടെയാണ് കടലാസ് രഹിത ഓഫീസ് പദ്ധതിക്കു വീണ്ടും ജീവന്‍ വെച്ചത്. അപ്പോഴേക്കും എം.ജി.പിയുടെ ഭാഗമായി സെക്രട്ടേറിയറ്റ് ആധുനികവത്കരണത്തിന് നേതൃത്വം വഹിച്ചിരുന്ന എന്‍.ഐ.സി. എന്‍ജിനീയര്‍ പ്രസാദ് വര്‍ഗ്ഗീസ് ജോലി രാജിവെച്ച് ടെക്നോപാര്‍ക്കില്‍ സ്വന്തം കമ്പനി തുടങ്ങിയിരുന്നു. ഡിജിറ്റല്‍ ഡോക്യുമെന്റ് ഫയല്‍ സിസ്റ്റം എന്ന ഡി.ഡി.എഫ്.എസ്. നടപ്പാക്കുന്നതില്‍ മുന്‍പരിചയമുള്ളവര്‍ എന്ന നിലയില്‍ അവര്‍ ശ്രദ്ധ നേടി. കെല്‍ട്രോണുമായി ചേര്‍ന്ന് പ്രസാദ് വര്‍ഗ്ഗീസ് സെക്രട്ടേറിയറ്റില്‍ ഡി.ഡി.എഫ്.എസ്. നടപ്പാക്കാന്‍ നടപടി തുടങ്ങി. മുഖ്യമന്ത്രിക്കു കീഴിലായിരുന്ന ഐ.ടി. വകുപ്പിലും സിവില്‍ സപ്ലൈസ് വകുപ്പിലുമാണ് പരീക്ഷണാര്‍ത്ഥം പദ്ധതി നടപ്പാക്കിയത്. അതു വിജയിച്ചതോടെ മറ്റു വകുപ്പുകളിലും പദ്ധതി നടപ്പാക്കാന്‍ തീരുമാനമായി. അപ്പോഴേക്കും വി.എസ്. സര്‍ക്കാരിന്റെ കാലാവധി കഴിഞ്ഞു.
ഉമ്മന്‍ ചാണ്ടി സര്‍ക്കാര്‍ അധികാരമേറ്റതോടെ കടലാസ് രഹിത ഓഫീസ് നടപ്പാക്കുന്ന പദ്ധതി വീണ്ടും മന്ദഗതിയിലായി. ജീവനക്കാരുടെ സംഘടനകള്‍ ചെലുത്തിയ ശക്തമായ സമ്മര്‍ദ്ദമായിരുന്നു കാരണം. പദ്ധതി നടപ്പാകുന്നതോടെ തസ്തികകള്‍ നഷ്ടമാവും എന്നിവ അവര്‍ നല്കിയ പരാതികള്‍ പരിശോധിച്ച് ഉചിതമായ തീരുമാനമെടുക്കാന്‍ ചീഫ് സെക്രട്ടറി കെ.ജയകുമാറിന്റെ നേതൃത്വത്തിലുള്ള സമിതിയെ ചുമതലപ്പെടുത്തി. വി.എസ്. സര്‍ക്കാര്‍ തുടക്കമിട്ട ഡി.ഡി.എഫ്.എസ്. സംവിധാനം മുന്നോട്ടു കൊണ്ടു പോകണം എന്നു തന്നെയായിരുന്നു സമിതിയുടെ റിപ്പോര്‍ട്ട്. അതില്‍ തുടര്‍നടപടികള്‍ ആവുന്നതിനു മുമ്പ് ജയകുമാര്‍ മാറി ജോസ് സിറിയക് ചീഫ് സെക്രട്ടറിയായി വന്നു. അദ്ദേഹം കേന്ദ്രത്തില്‍ പ്രവര്‍ത്തിച്ചിരുന്ന വകുപ്പുള്‍പ്പെടെ ചില കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാര്‍ വകുപ്പുകളില്‍ ഇ-ഓഫീസ് നടപ്പാക്കിയിരുന്നു. ഡി.ഡി.എഫ്.എസ്. മുന്നോട്ടുകൊണ്ടുപോകണമെന്ന ശുപാര്‍ശ എന്‍.ഐ.സിയുടെ ഇ-ഓഫീസ് പദ്ധതിയാക്കി പരിഷ്കരിച്ചു നടപ്പാക്കാന്‍ ജോസ് സിറിയക് നടപടി സ്വീകരിച്ചു. ഇ-ഓഫീസില്‍ ഡി.ഡി.എഫ്.എസിന്റെ അത്രയും മികച്ച സങ്കേതങ്ങള്‍ ഇല്ലെങ്കിലും കടലാസ് ഫയലുകളിൽ നിന്ന് മോചനം ഉറപ്പാക്കാനാകുമായിരുന്നു.
സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ 42 വിഭാഗങ്ങളിലും ഇ-ഓഫീസ് നടപ്പാക്കാനള്ള പദ്ധതിക്ക് 2013 ഓഗസ്റ്റില്‍ സര്‍ക്കാര്‍ അംഗീകാരം നല്‍കി. ഇതിനായി സെക്രട്ടേറിയറ്റ് മാന്വല്‍ പരിഷ്കരിക്കുകയും ചെയ്തു. പ്രാഥമിക ഘട്ടത്തില്‍ ധനകാര്യ വകുപ്പിലാണ് ഇ-ഓഫീസ് പ്രാവര്‍ത്തികമാക്കിയത്. സെക്രട്ടേറിയറ്റില്‍ 90 സെക്ഷനുകളുള്ള ഏറ്റവും വലിയ വിഭാഗം ധനകാര്യമാണ്. അന്ന് ധനവകുപ്പ് സെക്രട്ടറിയായിരുന്ന വി.സോമസുന്ദരന്‍ ഇ-ഓഫീസ് വിജയിപ്പിക്കുന്നതിനായി നടത്തിയ നിര്‍ണ്ണായക ചുവടുവെയ്പുകള്‍ എടുത്തുപറയണം. അങ്ങനെ ധനവകുപ്പില്‍ നിന്ന് ആദ്യ ഇ-ഫയല്‍ 2014 മാര്‍ച്ച് 15ന് പുറത്തുവന്നു. 2014 ഏപ്രില്‍ 1 മുതല്‍ ഇ-ഓഫീസ് നടപ്പാകുകയും ചെയ്തു. 2015 നവംബര്‍ 30ന് നിയമസഭയില്‍ നല്കിയ മറുപടിയില്‍ അന്നത്തെ മുഖ്യമന്ത്രി ഉമ്മന്‍ ചാണ്ടി ഇക്കാര്യം വിശദീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്. എന്നാല്‍, പദ്ധതി വേഗത്തില്‍ മുന്നോട്ടു പോകാതെ ചവിട്ടിപ്പിടിച്ചു തടയിടുന്നതില്‍ അന്നത്തെ ഭരണാനുകൂല സംഘടന ചെലുത്തിയ സമ്മര്‍ദ്ദം വിജയിച്ചു.
2016ല്‍ പിണറായി വിജയന്റെ നേതൃത്വത്തില്‍ സര്‍ക്കാര്‍ അധികാരത്തിലേറി. ഓരോ ഫയലിലും ഓരോ ജീവിതമുണ്ടെന്നും അതിനാല്‍ സെക്രട്ടേറിയറ്റ് പ്രവര്‍ത്തനം കാര്യക്ഷമമാക്കണമെന്നും മുഖ്യമന്ത്രി നിര്‍ദ്ദേശിച്ചു. ഇ-ഓഫീസ് എത്രയും പെട്ടെന്ന് പൂര്‍ണ്ണതോതില്‍ പ്രവര്‍ത്തനക്ഷമമാക്കാന്‍ അദ്ദേഹം നിര്‍ദ്ദേശം നല്‍കി. നേരത്തെ ഭരണപക്ഷത്തിരുന്ന് എതിര്‍ത്തിരുന്നവര്‍ ഇത്തവണ പ്രതിപക്ഷത്തിരുന്ന് എതിര്‍പ്പ് ശക്തമായി ഉയര്‍ത്തിയെങ്കിലും മുഖ്യമന്ത്രി കാര്യമാക്കിയില്ല. ഇ-ഓഫീസ് ഇല്ലെങ്കില്‍ പിന്നെ കാര്യക്ഷമത വര്‍ദ്ധിപ്പിക്കാനുള്ള നടപടിയായി സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ ഡെപ്യുട്ടേഷന്‍ ഒഴിവാക്കാമെന്നായി മുഖ്യമന്ത്രി. സെക്രട്ടേറിയറ്റിനു പുറത്തുള്ള വിവിധ ഓഫീസുകളില്‍ ഡെപ്യുട്ടേഷന്‍ തസ്തികകളില്‍ ഇരിക്കുന്നവര്‍ മുഴുവന്‍ സെക്രട്ടേറിയറ്റിലേക്കു തിരിച്ചെത്തിയാല്‍ ഇവിടുള്ളവര്‍ നേടിയ സ്ഥാനക്കയറ്റം പലതും ഇല്ലാതാവുകയും പലര്‍ക്കും റിവര്‍ഷന്‍ വരികയും ചെയ്യുമെന്നായി അവസ്ഥ. ഇതിലെ അപകടം തിരിച്ചറിഞ്ഞതോടെ ഇ-ഓഫീസിനോടുള്ള ചിലരുടെ എതിര്‍പ്പ് അലിഞ്ഞില്ലാതായി.
ഇതേത്തുടര്‍ന്ന് ഇ-ഓഫീസ് നടപടികള്‍ ശരവേഗത്തില്‍ മുന്നോട്ടുനീങ്ങി. 2018 മാര്‍ച്ച് 7ന് മുഖ്യമന്ത്രി പിണറായി വിജയന്‍ നിയമസഭയില്‍ വന്ന ചോദ്യത്തിനുള്ള മറുപടിയില്‍ സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകള്‍ കടലാസ് രഹിതമാക്കുന്നതിന്റെ ഭാഗമായി സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ എല്ലാ വകുപ്പുകളിലും ഇ-ഓഫീസ് നടപ്പാക്കിയതായി പ്രഖ്യാപിച്ചു. ഈ മേഖലയില്‍ നടക്കുന്ന തുടര്‍പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളും അദ്ദേഹം വിശദീകരിച്ചു. പദ്ധതി നിര്‍വ്വഹണച്ചുമതല കേരളത്തിന്റെ ഐ.ടി. നോഡല്‍ ഏജന്‍സിയായ കേരള സംസ്ഥാന ഐ.ടി. മിഷനാണ്. ഇ-ഓഫീസ് പദ്ധതിക്കാവശ്യമായ സോഫ്ട്വെയറും പിന്തുണയും പരിശീലനവും കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാര്‍ ഏജന്‍സിയായ എന്‍.ഐ.സിയാണ് ലഭ്യമാക്കുന്നത്. ക്ലൗഡ് സെര്‍വറും എന്‍.ഐ.സി. വക തന്നെ. ഓരോ ഓഫീസിലും ഇ-ഓഫീസ് നടപ്പാക്കുന്നതിന് ഡയറക്ടറേറ്റുകളില്‍ നിന്നുള്ള നോഡല്‍ ഓഫീസര്‍മാരെയും നിശ്ചയിച്ചു.
ഈ സർക്കാരിന്റെ ഭരണകാലത്ത് ഏറ്റവും മുന്തിയ പരിഗണന ഇ-ഗവേണൻസ് നടപ്പാക്കുന്നതിനാണ് നല്‍കിയത്. സെക്രട്ടേറിയറ്റില്‍ ഏകദേശം 99 ശതമാനം ഫയലുകളും ഇ-ഫയലായിട്ടാണ് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത്. ഇതിന്റെ ഫലമായി ഒരു ഫയലില്‍ തീരുമാനമാകുന്നതിനു മുമ്പ് അതിന്റെ സഞ്ചാരദൈര്‍ഘ്യം നേരത്തേ രണ്ടാഴ്ചയിലേറെ ആയിരുന്നത് പുതിയ സംവിധാനത്തില്‍ ശരാശരി 5 ദിവസമായി കുറഞ്ഞു. ഇ-ഓഫീസ് സമ്പ്രദായത്തിൽ ഓരോ ജീവനക്കാരനും തന്റെ അധികാരപരിധിയിലുള്ള ഫയലുകൾ കാണുന്നതിനും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനും യൂസര്‍ ഐഡിയും പാസ്വേര്‍ഡും ലഭ്യമാക്കിയിട്ടുണ്ട്. അതുപയോഗിച്ച് VPN വഴി എവിടെയിരുന്നു വേണമെങ്കിലും ജോലി ചെയ്യാം. സെക്രട്ടറിയറ്റ് മുഴുവൻ ഇ-ഫയലിങ്ങ് ഉണ്ട് എന്നതു തന്നെ കാരണം.
എല്ലാ കടലാസ് ഫയലുകളുടെയും ഡിജിറ്റൽ കോപ്പി സെര്‍വറിൽ ലഭ്യമാണ്. ഷോർട്ട് സർക്യൂട്ടുണ്ടായി ഫയലോ കമ്പ്യൂട്ടറോ കത്തിയാലും വിവരങ്ങൾ ഒന്നും നഷ്ടപ്പെടില്ല. ഏതു കടലാസ് സെക്രട്ടേറിയേറ്റിൽ വന്നാലും അത് സ്കാൻ ചെയ്ത് നമ്പറിട്ട് ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനിൽ ഇ-ഫോർമാറ്റിലാണ് എത്തുക. നിലവിലുള്ള ഫയലിലെ കടലാസാണെങ്കിൽ അത് ആ ഫയലിനോട് ചേർക്കും. പുതിയ ഫയൽ ആക്കേണ്ടതെങ്കിൽ ഫയൽ നമ്പറിട്ട് ഫയലാക്കും. ഫയലിന്റെ സഞ്ചാരവും ഇ- വഴിയിലാണ്. ഇ-ഫയലിൽ നോട്ട് ഫയൽ ഉണ്ട്. അതിൽ ടൈപ്പ് ചെയ്യാം. എഴുതുന്നതിന് പകരം. വലിയ ബുദ്ധിമുട്ട് ഇല്ല. വകുപ്പു മേധാവിയായ സെക്രട്ടറിക്കു മാത്രമല്ല, മന്ത്രിക്കു വേണമെങ്കിലും ഇ-ഫയലില്‍ നോട്ടെഴുതാം. എഴുതുന്നുമുണ്ട്. ഈ ഓണക്കാലത്ത് വ്യത്യസ്ത ആനുകൂല്യങ്ങൾ ഒരു മുടക്കവുമില്ലാതെ വിതരണം ചെയ്യാനായതു തന്നെ ഉദാഹരണം. ദീര്‍ഘകാലം ലോക്ക്ഡൗണ്‍ നിലനിന്നിരുന്ന തിരുവനന്തപുരത്ത് സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ എത്ര ജീവനക്കാര്‍ ഓഫീസില്‍ എത്തിയിരുന്നു എന്ന് ആര്‍ക്കാണ് അറിയാത്തത്? എന്നിട്ടും ഫയലുകള്‍ മുന്നോട്ടു നീങ്ങി, തീരുമാനമുണ്ടായി, ആനുകൂല്യം ജനങ്ങളുടെ പക്കലെത്തി. VPN വഴി എവിടെയിരുന്നും ജോലി ചെയ്യാം എന്നതിന്റെ ഗുണമാണത്. ഇതേ രീതിയില്‍ ഫയലില്‍ നോട്ടുമെഴുതാം.
ചിലപ്പോഴൊക്കെ ഇ-ഫയല്‍ രൂപത്തിലേക്കു മാറ്റിയാലും കടലാസ് ഫയല്‍ അവിടെത്തന്നെ കെട്ടിവെയ്ക്കാറുണ്ട്. പ്രോട്ടോക്കോള്‍ സെക്ഷനിലെ തീപിടിച്ച ഭാഗത്ത് സൂക്ഷിക്കുന്നത് സർക്കാർ അതിഥി മന്ദിരങ്ങളിൽ റൂം ബുക്ക് ചെയ്യുന്ന വിഭാഗമാണ്. സംസ്ഥാന സർക്കാരിന്റെ പ്രോട്ടോക്കോൾ വിഭാഗത്തിന് കീഴിലുള്ള വെബ്‌സൈറ്റിൽ ബുക്ക് ചെയ്താണ് റൂം കിട്ടുന്നത്. കടലാസിലെ അപേക്ഷയും വരാം. ഇവയിൽ അതതു ദിവസം തീരുമാനം എടുക്കുകയാണു രീതി. ആ തീരുമാനം ഓർഡറായി അന്നുതന്നെ ഇറക്കും. എന്തായാലും ബുക്ക് ചെയ്യുന്ന എല്ലാ വിവരങ്ങളും ഇ-ഫയൽ ആണ്. അതിന്റെ പകർപ്പ് മുറിക്ക് അപേക്ഷ നല്കിയവർക്കും സംസ്ഥാനത്തും ഡല്‍ഹിയിലും കന്യാകുമാരിയിലും എല്ലാമുള്ള ഗസ്റ്റ് ഹൗസുകൾക്കും നല്കും. ലഭിക്കുന്ന അപേക്ഷകള്‍ സ്കാന്‍ ചെയ്ത ശേഷം അവിടെത്തന്നെ കെട്ടിവെയ്ക്കും. തീരുമാനമാക്കിയ ശേഷം ബന്ധപ്പെട്ടവര്‍ക്കു നല്‍കാനായി ഓര്‍ഡര്‍ പ്രിന്റെടുത്തു വെയ്ക്കും. ഫലത്തിൽ ഫയലൊന്നും നഷ്ടപ്പെടാൻ ഇടയില്ല എന്നുതന്നെ പറയണം. എന്തെങ്കിലും കത്തിപ്പോയിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ തന്നെ അത് അനായാസം പകര്‍പ്പെടുക്കാവുന്നതേയുള്ളൂ.
സ്വര്‍ണ്ണക്കടത്തുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് പ്രോട്ടോക്കോള്‍ വിഭാഗത്തിലുള്ള ഫയലുകള്‍ കത്തിച്ചുകളയാന്‍ തീപിടിത്തം ആസൂത്രണം ചെയ്തു എന്ന നിലയിലാണ് ഇപ്പോള്‍ ആരോപണങ്ങള്‍! യു.എ.ഇ. കോണ്‍സുലേറ്റിന്റെ ഡിപ്ലോമാറ്റിക് ബാഗേജുമായി ബന്ധപ്പെട്ട 11 ഫയലുകള്‍ സെക്രട്ടേറിയറ്റിലുണ്ട് എന്നാണ് എന്റെ ധാരണ. എന്‍.ഐ.എ. അന്വേഷിച്ചതും പരിശോധിച്ചതും ഈ ഫയലുകളാണ്. തീപിടിത്തത്തില്‍ ഈ ഫയലുകള്‍ നഷ്ടപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ ഇനിയാര്‍ക്കും അതു കിട്ടില്ല എന്നാണല്ലോ അര്‍ത്ഥം. ഈ തീരുമാനത്തിലേക്ക് എത്തുന്നതിനു മുമ്പ് വിവരാവകാശ നിയമപ്രകാരം ബന്ധപ്പെട്ട ഫയലുകളുടെ പകര്‍പ്പ് ഒന്നാവശ്യപ്പെടണം. ആര്‍ക്കും ആവശ്യപ്പെടാം, പ്രിന്റൗട്ട് കിട്ടും. പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കുക -“പ്രിന്റൗട്ട് കിട്ടും”. ഇ-ഫയല്‍ പ്രിന്‍റെടുത്ത് തരും എന്നര്‍ത്ഥം. ബ്രേക്കിങ് ന്യൂസ് കണ്ട് സെക്രട്ടേറിയറ്റില്‍ എല്ലാം കടലാസ് ഫയലാണെന്നു ധരിച്ചുവശായവര്‍ക്കും ശ്രമിച്ചു നോക്കാവുന്നതാണ്, പ്രിന്റൗട്ടിനായി.
ഇനി യു.എ.ഇ. കോണ്‍സുലേറ്റില്‍ നിന്ന് ഡിപ്ലോമാറ്റിക് ബാഗേജ് സംബന്ധിച്ചു വരുന്ന അപേക്ഷയുടെ കാര്യം. അത് ഒരു പ്രത്യേക രീതിയിലാണ് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത്. കോണ്‍സുലേറ്റിന്റെ അപേക്ഷ വരുമ്പോള്‍ പകര്‍പ്പെടുത്തു സൂക്ഷിച്ച ശേഷം അസ്സല്‍ അപേക്ഷയില്‍ തന്നെ ഒപ്പിട്ട് സീല്‍ പതിച്ച് തിരികെ നല്കുകയാണ് ചെയ്യുന്നത്. ഇത് അതേപടി കോണ്‍സുലേറ്റില്‍ നിന്ന് കസ്റ്റംസിനു കൈമാറും. ഇത്തരത്തില്‍ ശേഖരിച്ചു സൂക്ഷിക്കുന്ന പകര്‍പ്പ് പിന്നീട് സ്കാന്‍ ചെയ്ത് ഇ-ഫയലാക്കും. അതായത് ഇവിടെ ചിലരൊക്കെ പറയുന്നതു പോലെ സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ ‘സ്വര്‍ണ്ണടക്കടത്തിന്റെ ഫയല്‍’ കത്തിച്ചാലും അതിന്റെ അസ്സല്‍ ഉള്ളത് അപേക്ഷ അന്തിമമായി സമര്‍പ്പിക്കപ്പെട്ട കസ്റ്റംസിന്റെ പക്കലാണെന്നര്‍ത്ഥം. ഫയല്‍ നശിപ്പിക്കണമെങ്കില്‍ കസ്റ്റംസിലുള്ളത് കത്തിക്കണം. അവിടെയും ഇ-ഫയല്‍ ആണെങ്കില്‍ അതും രക്ഷയില്ല! ഇതുപോലുമറിയാതയാണല്ലോ സിവനേ ഈ പുകിലുകള്‍!!
തീപിടിത്തം സംബന്ധിച്ച പ്രാഥമിക പരിശോധനയില്‍ മനസ്സിലാക്കാനായ വിവരങ്ങള്‍ കൂടി പറഞ്ഞാലേ കൂറിപ്പ് പൂര്‍ണ്ണമാവൂ. പ്രോട്ടോക്കോള്‍ സെക്ഷനിലെ ഒരു ജീവനക്കാരനു കോവിഡ് ബാധിച്ചതുകൊണ്ട് അവിടം ഫ്യൂമിഗേറ്റ് ചെയ്തു. പിന്നീട് ദുർഗന്ധം ഒഴിവാക്കുന്നതിനുവേണ്ടി ഫാനുകളെല്ലാം ഓണാക്കിയതില്‍ ഒരെണ്ണം ഓഫാക്കാൻ വിട്ടുപോയതാകാം എന്നാണ് പ്രാഥമിക നിഗമനം. ഏതായാലും ഈ ഫാനുകളിൽ ഒന്നിൽ നിന്നാണ് ഷോർട്ട് സർക്യൂട്ട് ഉണ്ടായിട്ടുള്ളത്. തീ ആളിപ്പിടിക്കുന്നതിനു മുമ്പ് അണയ്ക്കാൻ കഴിഞ്ഞതിനാല്‍ വളരെ കുറച്ച് നാശനഷ്ടങ്ങളേ ഉണ്ടായുള്ളൂ. ഒരു പ്രധാനപ്പെട്ട ഫയലും നശിച്ചിട്ടില്ലെന്നും പ്രാഥമിക അന്വേഷണത്തിൽ വ്യക്തമായി.
ഒരു ഫയല്‍ നശിപ്പിക്കണമെങ്കില്‍ സെക്രട്ടേറിയറ്റിനു തീവെയ്ക്കണോ? എലിയെപ്പേടിച്ച് ആരെങ്കിലും ഇല്ലം ചുടുമോ? എളുപ്പമുള്ള വേറെ എന്തെല്ലാം മാര്‍ഗ്ഗങ്ങളുണ്ട്. ഇ-ഫയല്‍ ഉള്ളതിനാല്‍ കത്തിക്കലും നശിപ്പിക്കലുമൊന്നും നടക്കില്ലെന്നത് വേറെ കാര്യം. 2015 നവംബര്‍ 30ന് നിയമസഭയില്‍ നല്കിയ മറുപടിയില്‍ അന്നത്തെ മുഖ്യമന്ത്രി ഉമ്മന്‍ ചാണ്ടി ഇ-ഓഫീസ് പുരോഗതി വിവരിച്ചപ്പോള്‍ പദ്ധതി നടപ്പായ 27 വകുപ്പുകളുടെ പട്ടിക അനുബന്ധമായി ചേര്‍ത്തിട്ടുണ്ട്. അതില്‍ നമ്പര്‍ 18 ആയി ചേര്‍ത്തിരിക്കുന്ന പൊതുഭരണ വകുപ്പിലെ ഫയലുകള്‍ തീപിടിത്തത്തില്‍ നശിച്ചുവെന്നാണ് പ്രതിപക്ഷ നേതാവ് രമേശ് ചെന്നിത്തല പറയുന്നത്!! ബി.ജെ.പി. സംസ്ഥാന പ്രസിഡന്റ് കെ.സുരേന്ദ്രന്‍ പറയുന്ന വിഡ്ഡിത്തങ്ങള്‍ മുഴുവന്‍ ഏറ്റുപറഞ്ഞുകൊള്ളാമെന്ന് രമേശ് ചെന്നിത്തലയ്ക്ക് നേര്‍ച്ച വല്ലതുമുണ്ടോ ആവോ?
